SAMAYACO-WORK – CHARTE VIE PRIVEE

La SRL SAMAYA (dont le siège social est situé à 1160 Bruxelles, Chaussée de Wavre 1110, inscrite à la BCE sous le numéro 0766.774.706, en sa qualité de responsable de traitement, attache une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel. 

La présente Charte vie privée (ci-après dénommée « la Charte ») vise à vous informer de la manière dont la SRL SAMAYA utilise et protège les données à caractère personnel que vous êtes amené à lui transmettre lorsque vous lui confiez une mission et/ou lorsque vous prenez contact via le site internet accessible à partir de l’URL suivante : www.samayaco-work.be.

Toute donnée à caractère personnel collectée par la SRL SAMAYA sera transférée, stockée et traitée dans le respect du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE et de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

La SRL SAMAYA se réserve le droit de modifier à tout moment la présente Charte, notamment en vue de se conformer à toute évolution législative ou technologique. La date de sa mise à jour sera toujours indiquée en tête de la présente Charte. Les modifications effectuées vous engagent dès la publication de la nouvelle version de la Charte sur le site internet de la SRL SAMAYA, il vous est donc conseillé de consulter régulièrement la présente Charte afin de prendre connaissance des éventuelles modifications.

Quelles sont les données à caractère personnel collectées par La SRL SAMAYA?

L’utilisation du Site, de l’Application et des Services conduit à la collecte de données directement personnelles vous concernant, comme celles que vous nous déclarez lors de l’utilisation des Services ou lorsque vous nous contactez.

Des informations sur votre activité sur le Site, l’Application et l’utilisation des Services, y compris des données de connexion et de navigation, sont également collectées, sans toutefois, permettre d’identifier directement un utilisateur.

  • METADONNEES

Vous pouvez utiliser notre site web ou notre application sans communiquer de données personnelles vous concernant.

Dans ce cas, la SRL SAMAYA collectera uniquement les métadonnées suivantes résultant de votre utilisation : Page de renvoi, date et heure d’accès, volume de données transmis, statut de la transmission, type de navigateur web, adresse IP, système d’exploitation et interface, langue et version du logiciel de navigation.

Votre adresse IP sera utilisée pour vous permettre d’accéder à notre site web ou à notre application. Dès que l’adresse IP ne sera plus nécessaire à cette fin, nous réduirons votre adresse IP en supprimant le dernier octet. Les métadonnées, y compris l’adresse IP réduite, seront utilisées pour améliorer la qualité et les services de notre site web ou de notre application en analysant le comportement de nos utilisateurs.

  • COMPTE

Pour utiliser certains services offerts par La SRL SAMAYA via la plateforme www.samayaco-work.be, vous devrez remplir un formulaire.

Le formulaire contient un certain nombre d’informations à votre sujet, dont notamment vos prénom, nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de GSM, adresse e-mail, profession, etc.

En outre, lorsque vous prenez contact avec la SRL SAMAYA par le biais de son site internet, vous êtes également amené à remplir vos coordonnées et, par conséquent, à lui communiquer les données à caractère personnel susmentionnées.

L’accès et la navigation sur le Site donne lieu à l’acceptation expresse de la politique de traitement de données à caractère personnel.

Vous consentez dès lors expressément au traitement desdites données par la SRL SAMAYA dont les finalités sont développées ci-dessous. 

Vous vous engagez également à ce que les données que vous avez communiquées soient exactes et sincères. La SRL SAMAYA décline toute responsabilité en cas de dommages causés en raison de la communication d’informations erronées, incomplètes ou frauduleuses.

  • Souscription de service

Lorsque vous souscrivez par le biais de la plateforme à un service payant et/ou à un abonnement, nous collectons à cette occasion certaines informations personnelles pour enregistrer, traiter, mettre en ligne et facturer votre commande.

 Ces données personnelles sont notamment

  • nom et le prénom ;
  • l’adresse e-mail ;
  • l’adresse de l’entreprise ;
  • l’adresse de facturation ;
  • les détails de paiement ;
  • le numéro de compte bancaire ;
  • Le numéro téléphone ou de portable.

Le traitement des données personnelles susmentionné est légitime en raison du contrat que vous concluez avec la SRL SAMAYA lors de la souscription d’un ou plusieurs de nos services.

  • Respect de certaines obligations légales

La SRL SAMAYA collecte et traite certaines de vos données personnelles afin de se conformer aux exigences et règles édictées par certaines lois (nationales et supranationales) et règlementations particulières.

Comment La SRL SAMAYA traite-t-il ces données ?

La SRL SAMAYA utilise vos données à caractère personnel aux fins suivantes :

1. Communication

La SRL SAMAYA utilise vos données afin de vous communiquer des informations en relation avec la mission que vous lui avez confiée. Adresse, adresse email, numéro de téléphone, de GSM. Ce traitement est basé sur le consentement formulé par vos soins dans le formulaire ou sur le site internet. 

2. Exécution de la mission

La SRL SAMAYA collecte vos données personnelles pour les raisons principales suivantes : 

(i) faciliter l’utilisation du Site, de l’Application et des Services, gérer les interactions avec des utilisateurs et afficher de la publicité sur ce Site et/ cette Application et d’autres sites/applications ; 

(ii) gérer nos relations avec nos clients et plus largement les personnes disposant d’un compte sur nos plateformes et leur fournir les Services souscrits;

(iii) agencer les modalités d’organisation de paiement et de réalisation de prestations et services commandés par nos clients par l’intermédiaire du Site ;

(iv) adresser des offres promotionnelles à nos clients et prospects qui sont le plus souvent personnalisées selon les centres d’intérêts.

3. Paiement

La SRL SAMAYA utilise vos données afin de vous envoyer les factures liées aux prestations effectuées dans le cadre de la mission que vous lui avez confiée. Ce traitement est nécessaire à la bonne exécution du contrat et à son obligation légale de respecter les formalités d’une facture.

4. Newsletters

La SRL SAMAYA utilise vos données (e.g. Adresse email) afin de vous communiquer par email sa newsletter ou toute information qu’elle jugerait utile au regard de la mission précédemment confiée. Ce traitement est fondé sur le consentement formulé par vos soins sur le site internet, et/ou l’application mobile ou sur l’intérêt légitime dont disposerait la SRL SAMAYA au regard de la mission précédemment confiée.

Vous pouvez à tout moment vous désabonner des Newsletters.

5. Cookies

L’Utilisateur est averti toutes les fois où il visite le Site de l’utilisation de cookies placés sur son navigateur. Le traitement final de ces cookies se fait dans les limites de la politique de traitement de données à caractère personnel du Site. 

6. Respect de la loi anti-blanchiment

La SRL SAMAYA conserve vos données (e.g. Nom, prénom, lieu et date de naissance, adresse) afin de respecter les obligations qui lui sont imposées par les diverses règlementations nationales et internationales anti-blanchiment. Ce traitement est fondé sur une obligation légale.

 7. Transfert à des prestataires de services

La SRL SAMAYA peut recourir à des prestataires de services externes, qui interviennent en qualité de sous-traitants, pour lui fournir certains services, par exemple, des prestataires de services marketing ou des prestataires de services d’assistance informatique. Lorsqu’ils fournissent ces services, les prestataires de services externes peuvent accéder à vos données à caractère personnel et/ou les traiter.

La SRL SAMAYA demande à ces prestataires de services externes de mettre en place et d’appliquer des mesures de sécurité visant à garantir la confidentialité et la sécurité de vos données à caractère personnel.

 8. Transfert internationaux de données personnelles

Les Données Personnelles que nous collectons ou recevons à propos de vous pourront être transférées à, et traitées par, des destinataires qui se situent en dehors ou au sein de l’Espace Economique Européen (ci-après l’« EEE »).

La SRL SAMAYA prendra toutes les mesures nécessaires pour garantir que tous les transferts en dehors de l’EEE soient correctement protégés conformément à la loi applicable en matière de protection des données. En ce qui concerne les transferts vers des pays n’offrant pas un niveau de protection des données personnelles adéquat, le transfert s’effectue sur la base de mesures de protection appropriées.

Combien de temps ces informations sont-elles conservées ?

En principe, vos données personnelles sont conservées le temps nécessaire à la gestion et l’utilisation des Services souscrits sur nos plateformes. 

La SRL SAMAYA conserve vos données à caractère personnel pour la durée du traitement de votre dossier. Une fois votre dossier clôturé, vos données sont conservées pour une durée de 3 ans maximum, à compter de la fin des prestations de La SRL SAMAYA, afin de lui permettre notamment de respecter ses obligations légales.

Nous conservons encore vos données tant que votre compte utilisateur reste actif. Cette période peut être prolongée et vos données conservées à des fins d’archivage pour répondre à nos obligations légales mais également à des fins probatoires pour assurer la gestion de demandes ou litiges en cours.

Avec qui partageons-nous ces informations ?

Vos données personnelles sont communiquées à nos prestataires et sous-traitants dans la mesure nécessaire à la gestion du Site, de l’Application et des Services souscrits, étant entendu que certains services peuvent être fournies par d’autres entités que La SRL SAMAYA.

Sous réserve de votre consentement lorsqu’il est requis, vos données peuvent également être partagées avec d’autres entités et nos partenaires commerciaux, afin de nous permettre de vous faire bénéficier d’offres promotionnelles, y compris de tiers, ainsi qu’à des fins de publicité.

Comment La SRL SAMAYA protège-t-il vos données à caractère personnel ?

La SRL SAMAYA s’engage à protéger vos données contre tout accès sans autorisation et contre l’utilisation illégale, la perte accidentelle, la destruction et la dégradation.

Quels sont vos droits ?

La SRL SAMAYA vous fournit les outils suivants afin que vous ayez le plein contrôle de vos données à caractère personnel :


• Droit d’accès


Vous disposez d’un droit d’accès à vos données à caractère personnel. Pour exercer votre droit d’accès, vous pouvez envoyer un email à l’adresse info@samayaco-work.be. Les données que la SRL SAMAYA aura récoltées à votre sujet vous seront communiquées en version papier à l’adresse que vous aurez communiquée dans l’email susmentionné ou, à défaut, dans la fiche client ou sur le site internet.


Droit de rectification


Vous pouvez, à tout moment, demander à la SRL SAMAYA de compléter ou de modifier les données à caractère personnel vous concernant lorsque vous constatez que celles-ci sont incomplètes, erronées ou obsolètes.

  • Droit d’opposition

Vous êtes en droit de vous opposer à ce que La SRL SAMAYA traite vos données à caractère personnel. L’exercice de ce droit d’opposition n’est possible que dans l’une des deux situations suivantes :
– lorsque l’exercice de ce droit est fondé sur des motifs légitimes ; ou
– lorsque l’exercice de ce droit vise à faire obstacle à ce que les données recueillies soient utilisées à des fins de prospection commerciale. 

  • Droit à l’effacement

Vous avez le droit de demander à La SRL SAMAYA d’effacer vos données à caractère personnel dans les meilleurs délais, notamment lorsque :


a) les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;

b) vous retirez votre consentement sur lequel est fondé le traitement de vos données ;

c) vos données ont fait l’objet d’un traitement illicite dans le chef de la SRL SAMAYA ;

d) vos données doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union Européenne ou par le droit de l’État membre auquel la SRL SAMAYA est soumis.

Veuillez toutefois noter que, même si vous exercez votre droit à l’effacement, la SRL SAMAYA est susceptible de conserver certaines informations vous concernant lorsque la loi le lui impose (comme par exemple la législation fiscale ou comptable) ou lorsqu’il a un motif légitime pour le faire.

  • Droit à la limitation

Vous pouvez demander à la SRL SAMAYA de limiter le traitement de vos données à caractère personnel notamment lorsque :


a) vous contestez l’exactitude de vos données (cette limitation sera effectuée pendant une durée permettant à la SRL SAMAYA de vérifier l’exactitude de vos données) ;

b) le traitement est illicite et que vous vous opposez à leur effacement et exigez à la place la limitation de leur utilisation ;

c) La SRL SAMAYA n’a plus besoin de vos données aux fins du traitement mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

  • Droit à la portabilité

Vous avez également le droit de recevoir les données que vous avez fournies à un responsable du traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et avez le droit de transmettre (ou de demander à ce que soient transmises) ces données à un autre responsable du traitement que la SRL SAMAYA lorsque:

– le traitement de vos données est fondé sur le consentement ou sur l’exécution du contrat ;
– le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.
Pour exercer ces droits, vous pouvez contacter La SRL SAMAYA par email à envoyer à l’adresse : info@samayaco-work.be.

La SRL SAMAYA s’engage à répondre dans un délai raisonnable à toute demande relative à l’exercice des droits susmentionnés. Ce délai ne saurait dépasser 1 mois à compter de la réception de votre demande, à moins que la SRL SAMAYA décide d’exercer son droit de prolongation de ce délai qui sera de maximum trois mois.

La SRL SAMAYA partage-t-elle vos données à caractère personnel ?

La SRL SAMAYA s’engage à ne pas transférer vos données à caractère personnel en dehors de l’Union Européenne.


Si le traitement de votre dossier le requiert, la SRL SAMAYA pourra être amené à partager certaines données de votre dossier, en ce compris vos données à caractère personnel, avec d’autres plateformes. Si tel est le cas, La SRL SAMAYA s’engage à transférer ces données via un système électronique d’échange d’informations sécurisé.


Modalités d’informations


Toute question, demande ou notification concernant le traitement de vos données à caractère personnel doivent être adressées à la SRL SAMAYA à l’adresse suivante : 1160 Bruxelles, Chaussée de Wavre 1110 ou via l’adresse électronique : info@samayaco-work.be.


Vous êtes également en droit de demander des informations complémentaires ou d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données dont les coordonnées sont les suivantes:


– Adresse : Rue de la Presse, 35, 1000 Bruxelles

– Téléphone : +32 (0)2 274 48 00

– Fax : +32 (0)2 274 48 35

– Email : contact@apd-gba.be

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