SAMAYACO-WORK – PRIVACYBELEID

SRL SAMAYA (waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is te 1160 Brussel, Waverstraat 1110, ingeschreven bij de ECB onder nummer 0766.774.706) hecht, in zijn hoedanigheid van verantwoordelijke voor de verwerking, groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. 

Het doel van dit privacybeleid (hierna “beleid” genoemd) is u te informeren over de manier waarop SRL SAMAYA de persoonsgegevens gebruikt en beschermt die u haar eventueel meedeelt wanneer u haar een opdracht toevertrouwt en/of wanneer u contact met haar opneemt via de website die toegankelijk is via de volgende URL: www.samayaco-work.be.

Alle persoonsgegevens die door SRL SAMAYA worden verzameld, zullen worden doorgegeven, opgeslagen en verwerkt met inachtneming van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG, en van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.

SRL SAMAYA behoudt zich het recht voor dit handvest op elk moment te wijzigen, met name om te voldoen aan eventuele wetgevende of technologische ontwikkelingen. De datum van de bijwerking ervan wordt altijd bovenaan dit handvest vermeld. Alle aangebrachte wijzigingen zijn bindend voor u zodra de nieuwe versie van het handvest gepubliceerd is op de website van SRL SAMAYA. U wordt dus aangeraden dit handvest regelmatig te raadplegen om kennis te nemen van eventuele wijzigingen.

Welke persoonsgegevens worden door SAMAYA SRL verzameld?

Het gebruik van de Site, de Applicatie en de Diensten leidt tot het verzamelen van directe persoonsgegevens over u, zoals de gegevens die u aangeeft wanneer u de Diensten gebruikt of wanneer u contact met ons opneemt.

Informatie over uw activiteit op de Site, de Applicatie en het gebruik van de Diensten, met inbegrip van verbindings- en navigatiegegevens, wordt ook verzameld, maar identificeert een gebruiker niet rechtstreeks.

• METAGEGEVENS

U kunt onze website of applicatie gebruiken zonder enige persoonlijke gegevens over uzelf te verstrekken.

In dat geval verzamelt SAMAYA SRL alleen de volgende metadata die het resultaat zijn van uw gebruik: verwijzende pagina, datum en uur van de toegang, volume van de overgedragen gegevens, transmissiestatus, type webbrowser, IP-adres, besturingssysteem en interface, taal en versie van de browsersoftware.

Uw IP-adres wordt gebruikt om u toegang te geven tot onze website of toepassing. Zodra het IP-adres niet meer nodig is voor dit doel, verkleinen wij uw IP-adres door de laatste byte te verwijderen. De metagegevens, waaronder het verminderde IP-adres, zullen worden gebruikt om de kwaliteit en de diensten van onze website of toepassing te verbeteren door het gedrag van onze gebruikers te analyseren.

• ACCOUNT

Om gebruik te maken van bepaalde diensten die SAMAYA SRL via het platform www.samayaco-work.be aanbiedt, moet u een formulier invullen.

Het formulier bevat een aantal gegevens over u, waaronder uw voornaam, achternaam, adres, telefoonnummer, gsm-nummer, e-mailadres, beroep, enz.

Wanneer u contact opneemt met SRL SAMAYA via haar website, zal u bovendien gevraagd worden uw gegevens in te vullen en bijgevolg de bovenvermelde persoonsgegevens te verstrekken.

Door de Site te bezoeken en te doorbladeren, aanvaardt u uitdrukkelijk het beleid inzake de verwerking van persoonsgegevens.

U stemt dus uitdrukkelijk in met de verwerking van deze gegevens door SRL SAMAYA, waarvan de doeleinden hieronder worden uiteengezet. 

U verbindt zich er ook toe dat de door u verstrekte gegevens juist en waarheidsgetrouw zijn. SRL SAMAYA wijst alle verantwoordelijkheid af in geval van schade veroorzaakt door de mededeling van foutieve, onvolledige of frauduleuze informatie.

• Abonnement op de dienst

Wanneer u zich via het platform abonneert op een betaalde dienst en/of een abonnement, verzamelen wij bepaalde persoonlijke gegevens om uw bestelling te registreren, te verwerken, online te zetten en te factureren.

 Deze persoonsgegevens omvatten

– naam en achternaam ;

– e-mailadres

– bedrijfsadres;

– factureringsadres;

– betalingsdetails;

– Bankrekeningnummer;

– Telefoon of gsm-nummer.

De bovengenoemde verwerking van persoonsgegevens is legitiem vanwege het contract dat u met SRL SAMAYA sluit wanneer u zich abonneert op een of meer van onze diensten.

• Naleving van bepaalde wettelijke verplichtingen

SRL SAMAYA verzamelt en verwerkt sommige van uw persoonsgegevens om te voldoen aan de eisen en regels die in bepaalde wetten (nationaal en supranationaal) en specifieke verordeningen zijn vastgelegd.

Hoe verwerkt SAMAYA SRL deze gegevens?

SRL SAMAYA gebruikt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. Communicatie

SRL SAMAYA gebruikt uw gegevens om u informatie te kunnen meedelen in verband met de opdracht die u haar heeft toevertrouwd. Adres, e-mailadres, telefoonnummer, mobiel telefoonnummer. Deze verwerking is gebaseerd op de toestemming die u in het formulier of op de website hebt gegeven. 

2. Uitvoering van de missie

SAMAYA SRL verzamelt uw persoonsgegevens om de volgende hoofdredenen: 

(i) om het gebruik van de Site, de Applicatie en de Diensten te vergemakkelijken, om interacties met gebruikers te beheren en om advertenties op deze Site en Applicatie en andere sites/toepassingen weer te geven; 

(ii) om onze relatie met onze klanten te beheren en meer in het algemeen met degenen die een rekening op onze platforms hebben en om hun de Diensten te verlenen waarop zij geabonneerd zijn

(iii) om de betaling en uitvoering te regelen van diensten die door onze klanten via de Site besteld worden;

(iv) om onze klanten en prospects promotieaanbiedingen te sturen, die meestal gepersonaliseerd zijn volgens hun interessecentra.

3. Betaling

SRL SAMAYA gebruikt uw gegevens om u facturen te sturen in verband met de diensten die verleend worden in het kader van de opdracht die u haar hebt toevertrouwd. Deze verwerking is noodzakelijk voor de goede uitvoering van het contract en voor haar wettelijke verplichting om de formaliteiten van een factuur in acht te nemen.

4. Nieuwsbrieven

SRL SAMAYA gebruikt uw gegevens (bijvoorbeeld uw e-mailadres) om u per e-mail haar nieuwsbrief te sturen of alle informatie die zij nuttig acht met betrekking tot de haar eerder toevertrouwde opdracht. Deze verwerking is gebaseerd op de door u op de website en/of de mobiele applicatie gegeven toestemming of op het legitieme belang van SRL SAMAYA met betrekking tot de eerder toevertrouwde opdracht.

U kunt zich op elk moment uitschrijven voor de nieuwsbrieven.

5. Cookies

De Gebruiker wordt bij elk bezoek aan de Site op de hoogte gebracht van het gebruik van cookies die op zijn browser worden geplaatst. De uiteindelijke verwerking van deze cookies gebeurt binnen de grenzen van het beleid van de Site inzake de verwerking van persoonsgegevens. 

6. Naleving van de wet tegen het witwassen van geld

SAMAYA SRL slaat uw gegevens op (bijv. naam, voornaam, geboorteplaats en -datum, adres) om te voldoen aan de verplichtingen die worden opgelegd door de verschillende nationale en internationale anti-witwasverordeningen. Deze verwerking is gebaseerd op een wettelijke verplichting.

 7. Overdracht naar dienstverleners

SAMAYA SRL kan een beroep doen op externe dienstverleners, die optreden als onderaannemers, om bepaalde diensten aan SAMAYA SRL te verlenen, bijvoorbeeld marketingdienstverleners of IT-ondersteuningsdienstverleners. Bij het verlenen van deze diensten kunnen externe dienstverleners toegang krijgen tot uw persoonsgegevens en/of deze verwerken.

SAMAYA SRL eist van deze externe dienstverleners dat zij veiligheidsmaatregelen invoeren en handhaven om de vertrouwelijkheid en de veiligheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.

 8. Internationale doorgifte van persoonsgegevens

De Persoonsgegevens die wij over u verzamelen of ontvangen, kunnen worden overgedragen aan, en verwerkt door ontvangers buiten of binnen de Europese Economische Ruimte (de “EER”).

SAMAYA SRL zal alle nodige stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat alle overdrachten buiten de EER naar behoren beschermd zijn overeenkomstig de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Wat de doorgifte betreft naar landen die geen passend niveau van bescherming van persoonsgegevens bieden, geschiedt de doorgifte op basis van passende waarborgen.

Hoe lang wordt deze informatie bewaard?

In principe worden uw persoonsgegevens bewaard gedurende de tijd die nodig is voor het beheer en het gebruik van de Diensten waarop u op onze platforms geabonneerd bent. 

SAMAYA SRL bewaart uw persoonsgegevens voor de duur van de verwerking van uw dossier. Zodra uw dossier gesloten is, worden uw gegevens maximaal 3 jaar bewaard, vanaf het einde van de diensten van SAMAYA SRL, om haar in staat te stellen haar wettelijke verplichtingen na te komen.

Wij bewaren uw gegevens zolang uw gebruikersaccount actief blijft. Deze periode kan verlengd worden en uw gegevens kunnen bewaard worden voor archiveringsdoeleinden, om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, maar ook voor bewijselementen om het beheer van lopende verzoeken of geschillen te verzekeren.

Met wie delen wij deze informatie?

Uw persoonsgegevens worden meegedeeld aan onze dienstverleners en onderaannemers voor zover dat nodig is voor het beheer van de Site, de Applicatie en de geabonneerde diensten, met dien verstande dat bepaalde diensten geleverd kunnen worden door andere entiteiten dan SAMAYA SRL.

Behoudens uw toestemming waar nodig, kunnen uw gegevens ook gedeeld worden met andere entiteiten en onze zakenpartners om ons in staat te stellen u promotionele aanbiedingen te doen, ook van derden, en voor reclamedoeleinden.

Hoe beschermt SAMAYA SRL uw persoonsgegevens?

SAMAYA SRL verbindt zich ertoe uw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang en tegen onwettig gebruik, accidenteel verlies, vernietiging en beschadiging.

Wat zijn uw rechten?

SRL SAMAYA stelt u de volgende hulpmiddelen ter beschikking, zodat u volledige controle hebt over uw persoonsgegevens:

– Recht van toegang

U hebt recht op toegang tot uw persoonsgegevens. Om uw recht op toegang uit te oefenen, kunt u een e-mail sturen naar info@samayaco-work.be. De gegevens die SRL SAMAYA over u heeft verzameld, zullen u op papier worden meegedeeld op het adres dat u in de bovengenoemde e-mail hebt meegedeeld of, bij gebrek daaraan, in het klantenbestand of op de website.

– Recht op correctie

U kunt SRL SAMAYA op elk moment vragen om uw persoonlijke gegevens aan te vullen of te wijzigen, als u merkt dat ze onvolledig, foutief of verouderd zijn.

– Recht van bezwaar

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door SAMAYA SRL. De uitoefening van dit recht van bezwaar is alleen mogelijk in een van de volgende twee situaties:

– wanneer de uitoefening van dit recht gebaseerd is op legitieme redenen; of

– wanneer de uitoefening van dit recht tot doel heeft te voorkomen dat de verzamelde gegevens voor commerciële prospectiedoeleinden worden gebruikt.

– Recht op wissen

U hebt het recht SRL SAMAYA te vragen uw persoonsgegevens zo snel mogelijk te wissen, in het bijzonder wanneer:

a) de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld of op een andere manier werden verwerkt;

b) u uw toestemming waarop de verwerking van uw gegevens gebaseerd is, intrekt; of

c) uw gegevens onrechtmatig door SRL SAMAYA zijn verwerkt;

d) uw gegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting krachtens het recht van de Europese Unie of het recht van de lidstaat waaraan SRL SAMAYA is onderworpen.

Wij wijzen u er echter op dat SRL SAMAYA, zelfs als u gebruik maakt van uw recht op wissing, bepaalde informatie over u kan bewaren indien zij daartoe wettelijk verplicht is (zoals de belasting- of boekhoudwetgeving) of wanneer zij daarvoor een legitieme reden heeft.

– Recht op beperking

U kunt SRL SAMAYA vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, met name wanneer

a) u betwist de juistheid van uw gegevens (deze beperking zal worden uitgevoerd gedurende een periode die SRL SAMAYA in staat stelt de juistheid van uw gegevens te verifiëren);

b) de verwerking onwettig is en u bezwaar maakt tegen het wissen van uw persoonsgegevens en in plaats daarvan verzoekt om beperking van het gebruik ervan;

c) SRL SAMAYA uw gegevens niet langer nodig heeft voor de doeleinden van de verwerking, maar deze nog wel nodig zijn voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.

– Recht op meeneembaarheid

U hebt ook het recht om de gegevens die u aan een verantwoordelijke voor de verwerking hebt verstrekt, te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat en u hebt het recht om deze gegevens aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking dan SRL SAMAYA door te geven (of om de doorgifte ervan te verzoeken) wanneer

– de verwerking van uw gegevens is gebaseerd op toestemming of op de uitvoering van het contract;

– de verwerking wordt uitgevoerd door middel van geautomatiseerde processen.

Om deze rechten uit te oefenen, kunt u per e-mail contact opnemen met SRL SAMAYA op het volgende adres: info@samayaco-work.be.

SRL SAMAYA verbindt zich ertoe binnen een redelijke termijn te antwoorden op elk verzoek met betrekking tot de uitoefening van de voornoemde rechten. Deze termijn bedraagt maximaal 1 maand vanaf de ontvangst van uw verzoek, tenzij SRL SAMAYA besluit gebruik te maken van haar recht om deze termijn te verlengen, met een maximum van drie maanden.

Deelt SRL SAMAYA uw persoonsgegevens?

SRL SAMAYA verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens niet buiten de Europese Unie door te geven.

Indien de verwerking van uw dossier dat vereist, kan SAMAYA SRL bepaalde gegevens uit uw dossier, waaronder uw persoonsgegevens, delen met andere platforms. Indien dit het geval is, verbindt SAMAYA SRL zich ertoe deze gegevens door te geven via een beveiligd elektronisch systeem voor informatie-uitwisseling.

Voorlichtingsregelingen

Alle vragen, verzoeken of kennisgevingen betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u richten aan SRL SAMAYA op het volgende adres: 1160 Brussel, Chaussée de Wavre 1110 of via het e-mailadres: info@samayaco-work.be.

U hebt ook het recht om aanvullende informatie te vragen of een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, waarvan de contactgegevens als volgt zijn:

– Adres: Rue de la Presse, 35, 1000 Brussel

– Telefoon: +32 (0)2 274 48 00

– Fax: +32 (0)2 274 48 35

– E-mail : contact@apd-gba.be