SAMAYA COWORKING SPACES – REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR

Préambule – Définitions 

Aux fins de bonne compréhension, les termes ci-dessous sont définis comme suit :

  • SAMAYA COWORK : La société privée à responsabilité limitée SAMAYA ayant son siège social établi à Chaussée de Wavre 1110 et enregistrée auprès de la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro BE 0766.774.706 et exploitant la présente activité sous la dénomination commerciale SAMAYA COWORK.
  • COWORKER : la personne qui utilise ou accède aux services, matériels et espaces de travail mis à disposition par SAMAYA COWORK.
  1. Objet 
    1. SAMAYA COWORK met à disposition de ses membres (ci-après « les coworkers ») un espace collaboratif de travail partagé outre des espaces individuels et des services associés. 
    1. Le présent règlement définit les règles à respecter et les modalités de la mise à disposition par SAMAYA COWORK des espaces et services susmentionnés.
    1. Toute souscription aux services et l’accès aux espaces proposés par SAMAYA COWORK impliquent l’acceptation pleine et entière du présent règlement.
    1. SAMAYA COWORK se réserve le droit de modifier de manière unilatérale et sans préavis le présent règlement d’ordre intérieur. 
    1. Tout manquement ou non-respect du présent règlement expose le coworker contrevenant à diverses sanctions dont la rupture unilatérale de la convention et l’exclusion/refus d’accès aux espaces et services proposés de SAMAYA COWORK. 
    1. La mise en œuvre des sanctions susvisées ressort de la prérogative exclusive de SAMAYA COWORK et le coworker contrevenant ne pourra prétendre à aucun dommage ni remboursement des frais d’abonnement déjà payés et les sommes dues par le coworker contrevenant à SAMAYA COWORK demeureront exigibles.
    1. SAMAYA COWORK se réserve en outre le droit de résilier le contrat le liant à un coworker et partant lui refuser l’accès lorsque la nature de l’activité du corworker ne serait pas ou plus compatible avec le règles, le fonctionnement et les valeurs de SAMAYA COWORK.
    1. Les Coworkers s’engagent en outre à appliquer au sein des espaces de SAMAYA COWORK toutes les règles de courtoisie et de savoir-vivre en société. 
    1. Les Coworkers s’engagent à respecter toutes les lois actuellement en vigueur en Belgique et plus particulièrement les mesures sanitaires édictées par les diverses autorités publiques compétentes en la matière.
    1. Les espaces faisant l’objet du présent règlement intérieur sont sis à l’adresse suivante : Chaussée de Wavre 1110/5 – 1160 Auderghem
  1. Condition d’adhésion
  1. Pour pouvoir utiliser les services et accéder au espaces proposés SAMAYA COWORK, tout coworker doit remplir les conditions minimales suivantes : 
  • Être majeur (18 ans au minimum);
  • Disposer de la capacité juridique ;
  • Avoir souscrit un abonnement ou une formule tarifaire ;
  • Avoir acquitté son abonnement ou la formule choisie ;
  • Respecter le présent règlement ;
  1. Fonctionnement et accès 
    1. SAMAYA COWORK est un espace de travail, de partage et de convivialité et ne peut dès lors être utiliser que dans un cadre strictement professionnel, à l’exclusion de toute autre activité (festive, culturelle et autres).
    1. Les espaces proposés SAMAYA COWORK sont accessibles du lundi au dimanche.
    1. Les heures d’accès aux espaces proposés par SAMAYA COWORK dépendent de la formule (abonnement ou pass) souscrite par le coworker. 
    1. Selon la formule (abonnement ou pass) souscrite par le coworker celui-ci ne pourra accéder aux espaces réservés que de manière limité, à des plages horaires déterminées, pour un certain nombre précis d’heures et/ou de jours.
    1. Lorsque l’abonnement ou la formule souscrite donne droit à un certains nombre d’heures (limité ou illimité) ou crédit d’accès aux espaces de SAMAYA COWORK, ceux-ci (heures et/ou crédits d’accès) ne s’appliquent que pour la période déterminée dans les conditions particulières.
    1. Les heures/crédits d’accès non utilisés à l’issue d’une période déterminée sont réputés avoir été consommé par le coworker ce dernier ne pouvant dès lors en demander ni le remboursement ni le report à une période ultérieure.
    1. Les services et l’accès aux espaces proposés par SAMAYA COWORK sont souscrits exclusivement de manière digitale au moyen de la plateforme électronique www.samayaco-work.be accessible via smartphone et/ou ordinateur portable. 
  1. Réservation d’espaces
  1. SAMAYA COWORK permet au coworker selon la formule souscrite par lui de pouvoir accéder et bénéficier d’un espace collaboratif de travail commun (ci-après « l’open space »), d’un bureau privatif individuel, d’une salle de réunion ou d’un espace de cuisine commun (ci-après « l’open kitchen »).
  1. Pour pouvoir accéder aux espaces, il faut préalablement souscrire une formule tarifaire, acquittée celle-ci et avoir réservé, selon les disponibilités et la formule, l’espace de travail de son choix.
  1. Les réservations s’effectuent exclusivement de manière digitale au moyen de la plateforme électronique www.samayaco-work.be accessible via smartphone et/ou ordinateur portable. 

Le coworker sera redirigé vers un système électronique de réservation en ligne d’espace. 

  1. Le système électronique de réservation en ligne d’espace est exploité par un prestataire de services externe et indépendant de SAMAYA COWORK ce dernier ne pourra dès lors être tenu responsable et contraint d’indemniser  le coworker de tout dommage consécutif à la défaillance dudit système de réservation en ligne.
  1. Formule 
  1. SAMAYA COWORK permet au coworker de choisir parmi une des formules ci-après reprises. 
  1. Chaque formule détermine notamment le type d’accès (abonnement, pass, etc.), les lieux accessibles (salle de réunion, open space, bureau privatif, etc.), les heures d’accès, la durée d’accès et certains services particuliers mis à disposition du coworker (parking, l’accès à l’imprimante, la domiciliation de société, etc.).
  1. Les formules proposées par SAMAYA COWORK sont disponibles sur la plate-forme www.samayaco-work.be.
  1. Le coworker est tenu d’acquitter intégralement, au moment de la souscription, les frais de la formule choisie.
  1. Le paiement susmentionné est réalisé de manière digitale au moyen de la plateforme électronique www.samayaco-work.be accessible via smartphone et/ou ordinateur portable. `

Le coworker sera redirigé vers un système de paiement en ligne. 

  1. Le système de paiement en ligne est exploité par un prestataire de services externe et indépendant de SAMAYA COWORK ce dernier ne pourra dès lors être tenu responsable et contraint d’indemniser le coworker de tout dommage consécutif de la défaillance dudit système de paiement en ligne.
  1. SAMAYA COWORK offre la possibilité au coworker, moyennant la souscription de la formule tarifaire correspondante, de domicilier son entreprise à l’adresse de SAMAYA  COWORK. 

La domiciliation d’entreprise permet au coworker de souscrire moyennant supplément financier à divers services tels que le scan et l’envoi de courrier par téléphone, la réception téléphonique, etc. 

  1. Le coworker ayant souscrit à la formule permettant la domiciliation de son entreprise (virtual office) au sein de SAMAYA COWORK jouit d’un droit d’accès selon les modalités et la période précisées dans les conditions particulières.
  1. Règles du coworking et d’utilisation des espaces et matériel mis à disposition
  1. Respect des autres coworkers et savoir-vivre
  1. SAMAYA COWORK est un lieu d’échange et de partage entre coworkers. 
  1. Chaque coworker est tenu de respecter les convictions et idées de l’autre. 
  1. Chaque coworker doit respecter la vie privée des autres coworkers et entretenir des bonnes relations avec les autres membres. 
  1. Pour le bien-être de chacun, il est demandé de ne pas faire de bruit excessif, ni de causer une quelconque gêne qui pourrait nuire au bon déroulement des activités des occupants de l’espace de coworking et du bâtiment communautaire. 
  1. Chaque coworker s’engage, dans son usage des services et des espaces de SAMAYA COWORK, à se conformer aux lois et règlement en vigueur, à l’ordre public et aux bonnes mœurs, afin d’entretenir une cohabitation respectueuse avec les autres utilisateurs. 
  1. Proprété et respect des lieux 
  1. Chaque coworker est invité à fréquenter les espaces de SAMAYA COWORK en tenue décente, avec une hygiène corporelle et vestimentaire acceptable et à avoir un comportement correct à l’égard de toute personne présente dans les locaux.
  1. Chaque coworker s’engage à laisser son espace de travail et les parties communes dans le meilleur état de propreté et d’ordre possible après son passage.

Cela sous-entend, notamment, au besoin, nettoyer après soi, faire sa vaisselle, fermer les fenêtres à son départ, éteindre les lumières lorsque l’on quitte une pièce, éteindre les radiateurs, etc.

  1. Les postes de travail n’étant pas privatifs, le coworker ne peut pas stocker dans l’espace ses effets personnels et/ou son matériel professionnel (sauf autorisation exceptionnelle). 
  1. Chaque coworker a l’obligation de conserver en bon état le matériel qui lui est confié ainsi que les machines mises à disposition. 
  1. Chaque coworker est tenu d’utiliser le matériel et les machines conformément à leur usage habituel et ce de manière normale, prudente et raisonnable.
  1. L’utilisation des locaux ou du matériel à d’autres fins, notamment à des fins personnelles, est interdite, sauf pour le matériel mis à disposition à cet effet. Toute anomalie dans le fonctionnement des machines et du matériel et tout incident doivent être immédiatement signalés.
  1. Espace cuisine 
  1. SAMAYA COWORK met à disposition des coworkers un coin cuisine équipé notamment : 

– d’une table haute ; 

– huit chaises hautes ; 

– d’un micro-onde ;

– deux frigos ;

– d’une machine à café ; 

– d’une fontaine d’eau filtré ;

– Etc.

  1. Chaque coworker doit laver les équipements utilisés et laisser l’espace propre et rangé.
  1. Réseau informatique
  1. Chaque coworker s’engage à ne pas utiliser le réseau mis à disposition pour exercer une activité illicite et à ne pas exploiter la bande passante d’une manière qui pourrait nuire à l’activité des autres coworkers. Un usage illicite ou non équitable de la bande passante pourra entraîner des sanctions si les rappels à l’ordre qui en découleraient n’étaient pas suivis d’effet.
  1. Le réseau internet est un réseau ouvert, sécurisé par un code d’accès exploité par un prestataire de services externe et indépendant de SAMAYA COWORK.
  1. SAMAYA COWORK ne peut garantir la disponibilité de la connexion au réseau internet lors de l’utilisation du service par le coworker.
  1. SAMAYA COWORK ne pourra être tenu responsable des dommages, directs et indirects, résultant de tout dysfonctionnement (notamment absence de connexion, vitesse de connexion, etc) ou faille de sécurité liée à une protection insuffisante par   SAMAYA COWORK de son matériel et réseau informatique.
  1. Dans le cadre de l’utilisation du réseau informatique , il est interdit au coworker de récolter toutes informations de tiers sans leur consentement, de diffamer ou menacer une personne, de tenter d’obtenir un accès non autorisé à un service ou un fichier, de diffuser des éléments protégés par la propriété intellectuelle sans avoir les autorisations requises, d’adresser tout courrier comprenant des propos menaçants, injurieux, diffamatoires ou illicites, de transmettre un virus ou tout autre programme nuisible aux tiers, ainsi que de télécharger et mettre en ligne des informations ou contenus illégaux. 
  1. Le coworker est seul responsable pour la mise en place et installation sur son matériel informatique et électronique des logiciels, navigateurs et anti-virus lui permettant d’utiliser le réseau informatique et internet de manière sécurisée.
  1. Interdiction du démarchage
  1. SAMAYA COWORK n’est pas un lieu de démarchage ou de prospection commerciale. Les échanges, la mise en réseau, le partage de compétence et les apports d’affaires sont encouragés, toutefois les prospections systématiques et les stratégies commerciales agressives ne sont pas tolérées.
  1. Utilisation de l’imprimante 

 

  1. SAMAYA COWORK met à disposition de tous les coworkers une imprimante. 
  1. Pour pouvoir imprimer, le coworker doit se connecter sur le portail des membres et acquérir et/ou disposer de crédits d’impression lesquels donnent droit en fonction du prix payé à une quantité d’impression de pages déterminées.
  1. Accès et utilisation salle de réunion, bureau privatif et open space
  1. L’accès et l’utilisation de la salle de réunion sont exclusivement réservés aux coworkers ayants souscrits et en ordre de paiement de la formule ou abonnement incluant la salle de réunion. 
  1. Le coworker qui réserve la salle de réunion et qui envisage d’inviter des participants doit préalablement en aviser SAMAYA COWORK. 
  1. La salle de réunion et le bureau privatif peuvent chacun accueillir une capacité maximale de personnes, indiquée ci-après, laquelle ne peut en aucun cas être dépassée.
  1. La salle de réunion dispose d’une capacité maximale d’accueil de 6 à 10 personnes selon la salle. 

 Chaque bureau privatif dispose d’une capacité maximale d’accueil de 2 à 3 personnes selon le bureau.

  1. Le coworker ne peut inviter plus de personnes que la capacité maximale de l’espace. 
  1. Aucun invité ne peut être admis au sein de l’open space à moins de souscrire, et avoir acquitté les frais  relatifs à un pass équivalent à l’horaire de sa visite.
  1. Utilisation du parking
  1. SAMAYA COWORK met à disposition des coworkers ayant souscrit une formule ou un abonnement y donnant droit, des emplacements de parking. 
  1. Le coworker ne peut stationner que sur les emplacements de parking dédiés à SAMAYA COWORK. 
  1. Le stationnement ne peut excéder de plus de 15 minutes la durée totale de réservation des espaces au sein de SAMAYA COWORK.
  1. Tout véhicule qui demeurera immobilisé sur un emplacement de parking de SAMAYA COWORK, pour une période 10 jours, sans justifier d’une autorisation écrite de SAMAYA COWORK et avoir acquitté les frais subséquents, sera réputé avoir été abandonné par son propriétaire. 
  1. Tout véhicule abandonné sur un emplacement de parking pourra être dépanné et/ou déplacé au risque et péril du coworker sans que celui-ci ne puisse se prévaloir d’une quelconque indemnisation ou droit à réparation à charge de SAMAYA COWORK.
  1. Il est strictement interdit de faire un autre usage ou d’entreposer des objets sur les places de parking, Samaya Cowork décline toute responsabilité quant au vol, la destruction, la perte ou autre desdits objets. 
  1. Tout objet entreposé en contravention avec les dispositions du présent règlement sera détruit, déplacé, vendu ou toute autre disposition au choix discrétionnaire de SAMAYA COWORK. 

Le contrevenant sera tenu de rembourser les frais exposés pour la destruction, le déplacement, etc des objets litigieux outre d’indemniser SAMAYA COWORK de tout préjudice résultant de la violation de la disposition susmentionnée.

Le contrevenant ne pourra se prévaloir d’aucun droit à remboursement des objets détruits, déplacés ou vendus ni d’une quelconque indemnisation 

  1. SAMAYA COWORK se réserve la possibilité de vendre tout véhicule abandonné sur un emplacement de parking pour couvrir tout ou partie des frais et dommages résultant dudit abandon du véhicule.
  1. La disposition susmentionnée ne limite pas le droit de SAMAYA COWORK d’obtenir la réparation intégrale des préjudices résultant de l’abandon de véhicule au sein de son parking.
  1. Utilisations des toilettes et des espaces communs de l’immeuble
  1. Le coworker bénéficient directement ou indirectement de différents services qui relèvent exclusivement des espaces et matériels situés dans les espaces communs de l’immeuble lequel en assure notamment la gestion, l’entretien et la réparation. 

Au rang des services susmentionnés : les toilettes, le chauffage, l’air conditionné, l’ascenseur. 

  1. SAMAYA COWORK ne dispose pas de toilettes au sein de ses espaces. 
  1. Des toilettes sont disponibles et accessibles au sein de l’immeuble qui en assure la gestion et l’entretien. 
  1. Le coworker est tenu au respect de toutes les règles édictées (proprété, respect des autres, etc) au sein du présent règlement lorsqu’il emprunte ou fait usage des espaces et matériels communs à l’immeuble.
  1. SAMAYA COWORK n’assume aucune responsabilité à la suite de la défaillance, négligence et/ou défaut d’entretien des espaces et matériels situés dans les espaces communs de l’immeuble.
  1. SAMAYA COWORK mettra en place, gracieusement et sans engagement contractuel, un système de fiche signalétique visant à déclarer toute défaillance, négligence et/ou défaut d’entretien des espaces et matériels situés dans les espaces communs de l’immeuble. 
  1. Système de vidéosurveillance 
  1. SAMAYA COWORK à installer un système de vidéosurveillance au sein de ses espaces publics  (open space, coin cuisine, couloirs, etc) a des fins de sécurité des biens et des personnes, à titre dissuasif ou pour identifier les auteurs de vols, de dégradations ou d’agressions.
  1. Seules les personnes dûment habilitées par SAMAYA COWORK, les mandataires de justice ou tout autre organisme légalement autorisé ont un accès pour visionner, exploiter et/ou conserver les vidéos enregistrées. 
  1. La durée de conservation des images et/ou vidéos issues du système de surveillance est de…… mois/an. 
  1. SAMAYA COWORK ne peut engager sa responsabilité à l’occasion de tout dommage qui pourrait résulter du défaut d’enregistrement, de l’effacement,  de la diffusion, de la transmission à un tiers, de tout élément (sons, images, vidéos) issu du système de vidéosurveillance.
  1. Utilisation du téléphone et des ordinateurs portables
  1. Les coworkers doivent privilégier les appels téléphoniques à l’extérieur des espaces de SAMAYA COWORK et plus particulièrement des open space.
  1. De manière exceptionnelle, l’utilisation du téléphone portable est admise dans les espaces de SAMAYA COWORK uniquement lorsque ladite utilisation est modérée et respectueuse des autres coworkers.
  1. Chaque coworker est prié de mettre son téléphone portable sur mode vibreur.
  1. Toute notification sonore émanant des appareils (ordinateurs, téléphones) doit être désactivée.
  1. L’utilisation d’un casque, pour écouter de la musique, des vidéos ou tout autre ficher sonore, est obligatoire et doit se faire dans un volume respectueux des autres coworkers.
  1. Branchement d’appareils électriques
  1. Toute modification de l’installation électrique est strictement interdite.
  1. Chaque coworker doit veiller à la conformité du matériel électrique utilisé avec les prises électriques. L’installation et l’utilisation de rallonge électrique sont interdites. 
  1. Interdiction de fumer dans les lieux 
  1. En application de la loi du 22 décembre 2009 instaurant une réglementation générale relative à l’interdiction de fumer dans certains lieux et à la protection de la population contre la fumée du tabac, il est strictement interdit de fumer au sein des espaces de SAMAYA COWORK. 
  1. Interdiction des Boissons alcoolisées et substances illicites
  1. Il est strictement interdit d’introduire, de distribuer, et/ou de consommer des boissons alcoolisées ou des substances illicites au sein des espaces de SAMAYA COWORK. 
  1. Animaux 
  1. Les animaux ne sont pas acceptés au sein des espaces de SAMAYA COWORK. 
  1. Enfants
  1. Les enfants mineurs ne sont pas admis au sein des espaces de SAMAYA COWORK. 
  1. Les enfants majeurs (plus de 18 ans) ne sont admis au sein des espaces de SAMAYA COWORK que pour autant (conditions cumulatives) : 
  1. qu’ils aient souscrits une formule et/ou un abonnement permettant l’accès et/ou l’utilisation des services, matériel et espaces fournis par SAMAYA COWORK et ;
  2. qu’ils se conforment à l’ensemble des prescriptions édictées par le présent règlement.
  1. Les services et abonnements souscrits sont personnels et nominatifs
  1. Les services et formules souscrites par le coworker sont réservées au bénéfice et son usage exclusif et personnel. 
  1. Le coworker s’engage à utiliser personnellement les services, le matériel et les espaces mis à disposition par SAMAYA WORK.
  1. Les droits découlant du contrat conclu par le coworker et SAMAYA COWORK ne sont pas cessibles dans le chef du coworker.
  1. Le coworker qui contrevient à la disposition précitée et qui cède son abonnement à un tiers et/ou plus largement permet à un tiers d’accéder aux services, matériel et espaces mis à disposition par SAMAYA WORK s’expose à la résolution fautive de son contrat et son exclusion/refus d’accès des services et espaces de SAMAYA WORK. 
  1. Lorsqu’en application de la disposition contenue dans la clause 6.30, le coworker se voit exclu et/ou refuser l’accès aux services, matériel et espaces de SAMATA WORK, le coworker ne pourra se prévaloir, à l’encontre de SAMAYA COWORK, d’un quelconque droit à un remboursement de ses frais de souscription ou plus généralement une quelconque indemnisation de tout préjudice (direct ou indirect) qui résulterait de ladite exclusion et/ou refus d’accès.
  1. Matériel fourni
  1. SAMAYA COWORK ne fournit pas d’ordinateurs portables, chaque coworker devant amener son propre ordinateur et matériel de travail, et l’emporter avec lui à son départ, ou le mettre dans les endroits sécurisés individuels mis à disposition. 
  1. Chaque coworker est responsable de son matériel et SAMAYA COWORK ne pourra être tenu responsable en cas de perte, de vol et de dégâts sur ledit matériel. 
  1. SAMAYA COWORK recommande vivement chaque coworker de contracter une police d’assurance contre le vol valable hors du domicile. 
  1. Espaces (casiers) de rangement 
  1. SAMAYA COWORK met à disposition des coworkers des casiers de rangement. 

 

  1. Les casiers de rangement n’ont pas pour vocation de servir de stockage à long terme.
  1. Les objets qui sont déposés dans ces casiers ou laissés ailleurs dans les espaces de SAMAYA COWORK, le sont aux risques et périls de leur propriétaire.
  1. Lorsqu’un casier fermé ou une armoire est loué par le coworker, il ne peut y entreposer que des équipements, fournitures et matériels en lien avec son activité. Aucune denrée alimentaire ne peut y être stockée.
  1. Tout équipement ou fourniture entreposé au sein de l’espace de coworking sans autorisation, y compris dans un casier, pendant plus de huit (8) jours ouvrés, sera considéré comme abandonné et SAMAYA COWORK pourra le détruire, le jeter ou le vendre, sans que le coworker ne puisse prétendre à un quelconque dédommagement.
  1. Évacuation de l’immeuble
  1. En cas de déclenchement d’alarmes et/ou de toute injonction d’évacuation de l’immeuble, SAMAYA COWORK a mis un place des fiches signalétiques à suivre/respecter pour pouvoir évacuer l’immeuble.  
  1. Il est STRICTEMENT interdit d’utiliser l’ascenseur en cas d’évacuation de l’immeuble. 
  1. Toute évacuation de l’immeuble devra s’effectuer dans le calme.

 

  1. Assurances, responsabilité civile et matériel du coworker
  1. SAMAYA COWORK s’engage à souscrire tous les contrats d’assurance prévus par les législations lui applicables. 
  1. Chaque coworker est responsable du matériel qu’il utilise et entrepose au sein des espaces SAMAYA COWORK. Par conséquent, chaque coworker est tenu de souscrire une assurance personnelle, et professionnelle couvrant sa responsabilité et/ou tout dommage qu’il pourrait occasionner et/ou subir lors de l’utilisation des lieux, des services et du matériel mis à disposition par SAMAYA COWORK.
  1. De manière non exhaustive, le coworker ne pourra engager la responsabilité contractuelle et extracontractuelle de SAMAYA COWORK en cas : 

– D’oubli de documents ou de matériel au sein des espaces de SAMAYA COWORK. 

– D’actes de vols, ou de dégradation par des tiers dans l’enceinte du bâtiment.

 – De dommages, d’incendies, de dégâts des eaux, d’humidité, ou de toute autre circonstance atteignant les biens propres du coworker.

  1. Entrée en application

Le présent règlement entre en application dès la souscription de services et/ou l’accès aux espaces mis à disposition par SAMAYA COWORK. 

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